Schneller und effizienter arbeiten
Durch ein modernes DMS digitalisieren Sie die Papier- und Aktenbestände, verringern die E-Mail Flut, arbeiten revisionssicher und transparenter als jemals zuvor.
Diese enorme Zeitersparnis ist für Sie ein enormer Wettbewerbsvorteil!
Entfliehen Sie dem Papier- und Dateienchaos, verschaffen Sie Ihrem Unternehmen wieder Ressourcen. Sie fokussieren sich auf das Wesentliche und arbeiten schneller und effizienter.
Effizienz und Perfektion: der „digitale Arbeitsplatz“
Die Einsatz-Möglichkeiten und Vorteile einer digitalen Archivierung sind vielfältig:
- digitale Erfassung aller Firmen-Daten, die in Papierform oder elektronisch eingehen
- alle digitalen Informationen werden in einer zentralen Datenbank gespeichert
strukturierte Organisation aller digitalen Daten und einfacher Zugriff für alle Mitarbeiter nach Berechtigungen - verschiedene Dateiformate und Dokumentversionen werden vereinheitlicht
- digitale Verwaltung u.a. in den Bereichen Rechnungswesen, Vertriebsaktivitäten und Personalunterlagen
- elektronische und revisionssichere Endablage aller Dokumente
Wesentliche Vorteile…
Ressourcen effizienter nutzen
Sie nutzen Arbeitszeit und Infrastruktur für wichtigere Aufgaben
Wilde Strukturen werden aufgelöst
Sie lösen „wilde Strukturen“ auf und schaffen effizienten Zugriff auf Dokumente und klare Prozesse
Deutliche Einsparungen – qualitativ und quantitativ
Sachkosten, „unwirtschaftliche“ Zeiten, Verteilungskosten, Datenqualität, Mitarbeiter-Zufriedenheit, Langzeitarchiv etc.
Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten
Sie arbeiten zeit- und ortsunabhängig, können von überall auf Ihre Dokumente zugreifen
Die Verbesserung eines Unternehmens, die Erreichung von mehr Wertschöpfung, steht immer im Kontext mit einer Investition. Die Investition in eine DMS/ECM-Lösung bringt wertvolle Arbeitszeit, Klarheit, Auskunftsfähigkeit, Qualitätsgewinn, Wettbewerbsfähigkeit und Rechtssicherheit. Und das zu vergleichsweise geringen Kosten.
…beispielsweise durch folgende Funktionalitäten:
- Automatisierte Ablage (Rechnungen, Lieferscheine etc.)
- Automatisierte Arbeitsabläufe (Workflows)
- Umfängliche Versionierung (transparente Historie)
- Komfortable Anwendungs-Integration (ERP, eMail, Office, Branchenlösungen…)
- Umfangreiche hoch komfortable Recherche (sekundenschnelle Ergebnisse)
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD (Rechnungen, Lieferscheine, eMail…)
- Effektive OCR-Erkennung …
Endlich – Ende des Dokumenten-Chaos
Aus jeder App heraus direkt Suchen nach Dokumenten starten. Nach beliebigen Wörtern in den Texten aller Dokumente suchen. Passende Dokumente aus Millionen Inhalten in wenigen Sekunden finden. Dateien, Scans und Emails zusammen ablegen, verknüpfen, finden und ansehen u.v.m.
Performance und Kontrolle für Ihre Rechnungen.
Erfassen Sie rechtskonform alle Rechnungen, empfangen als E-Mail oder gescannte Post. Führen Sie Ihre Workflows mit Entscheidungen und Prüfungen schnell durch. Kommunizieren Sie mit Ihrem ERP und Ihrer Finanzbuchhaltung. Lassen Sie Daten automatisch erkennen und prüfen.
Dokumentenmanagement für Gesetze und Compliance
Unsere ECM Lösungen bieten eine Vielzahl von Funktionen, um Ihr Unternehmen revisionssicher zu führen. Durch automatisierte Workflows und automatische Speicherung von Arbeitsständen lassen sich Handlungen und Arbeitsstände jederzeit nachvollziehen.
Ihr Ansprechpartner:
Jürgen Hess
j.hess@bt-schmitt.de
Telefon 0661/22766
Was ist digitales Dokumentenmanagement (DMS/ECM)?
Ein Dokumentenmanagement- system (DMS/ECM) ist zuständig für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung/Ausgabe von Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Emails etc.) und Content (Bilder, Zeichnungen, Pläne etc.).
Eine moderne digitale DMS-Lösung bezeichnet sich als „Digital Workplace (digitaler Arbeitsplatz)“ und automatisiert die bisherige analoge Büroarbeit in hohem Maße. Diese Lösung beschränkt sich nicht auf reine Dokumentenverwaltung (Archiv) sondern assistiert Mitarbeiter in einem so großen Maße, dass diese einen erheblichen Zeitgewinn und Arbeitsqualität zurückgewinnen.
